Strateginen henkilöstösuunnittelu – 7 huomattavaa etua

Henkilösuunnittelu on laajasti tarkasteltuna kokonaisuus, joka käsittää suurimman osan henkilöstöstrategiaan ja -johtamiseen liittyvistä toimenpiteistä. Siihen kuuluvat niin henkilöstön hyvinvoinnista, osaamisesta ja työnteon edellytyksestä huolehtiminen kuin yrityksen toiminnan vaatiman henkilöstömäärän ja -laadun tarpeen määrittelykin. Henkilöstökustannukset muodostavat keskimäärin 40 prosenttia kaikista yrityksen kustannuksista, mikä on melkoinen siivu. Siksi strategisessa henkilöstösuunnittelussa epäonnistuminen onkin yritykselle todella huomionarvoinen pohdinnan paikka ja merkittävä ongelma.

Varmista yrityksesi positiiviset tulevaisuudennäkymät ja panosta strategiseen henkilösuunnitteluun. Nämä seitsemän merkittävintä etua kertovat, miksi se kannattaa:

  1. Yllättävät muutokset eivät horjuta yritystä

Onko yrityksessäsi otettu huomioon tulevaisuudessa mahdollisesti vaanivat ongelmat ja mietitty, miten niiltä voitaisiin parhaiten välttyä? Tämä on tärkeä osa strategista henkilöstösuunnittelua, sillä henkilökunta on aina yrityksen keskiössä. Kun tähän osa-alueeseen on panostettu, ei yhden tai useammankaan työntekijän sairasloma, irtisanoutuminen tai muu yllättävä työnteon tielle tuleva seikka saa aikaan kaaosta yrityksen toiminnan kannalta. Kukaan meistä ei ole ennustaja, eikä tulevista tapahtumista tai mahdollisista ongelmista voi koskaan olla täysin varmaa tietoa. Strategiseen henkilöstösuunnitteluun erikoistunut HR-konsultti on kuitenkin juuri tällaisten asioiden asiantuntija ja loistava aisapari, kun haluat varautua tulevaisuuteen: hyödynnä ammattikonsulttien asiantuntijuutta yrityksesi tavoitteiden optimoinnissa ja mahdollisten henkilöstöön liittyvien sudenkuoppien tunnistamisessa.

Moni pienempää yritystä pyörittävä yrittäjä saattaa pohtia, miksi pk-yritys tarvitsee konsulttia. Konsulttipalvelut mielletään usein suurten ja pitkälle ehtineiden yritysten luksukseksi, vaikka todellisuudessa myös pienemmät yritykset – niin nuoret kuin jo pitkäänkin toimineet – hyötyvät niistä aivan yhtä lailla. Joskus konsulttia voidaan tarvita juuri pienemmässä yrityksessä erityisen kipeästi.

Yksi konsulttipalveluiden parhaasta annista on aina tuore ulkopuolinen näkökulma ja pienessä yrityksessä tällainen on usein tarpeen. Kun henkilökuntaa on vain vähän, on myös erilaisia näkökulmia luonnollisesti vähemmän kuin satoja tai jopa tuhansia ihmisiä työllistävissä suuryrityksissä. Konsulttipalveluiden hyödyntäminen tulee vieläpä edullisemmaksi kuin uuden työntekijän rekrytoiminen, joten pk-yrityksen usein rajalliset resurssit tulee käytettyä järkevästi. Jos siis toimit johtotehtävissä pienessä tai keskisuuressa yrityksessä, muista, että kannattavat konsulttiratkaisut henkilöstösuunnittelun saralla siivittävät suurella todennäköisyydellä myös sinun yrityksesi menestystä. Konsultti on strategisen henkilöstösuunnittelun erityisosaaja, joka auttaa tunnistamaan yrityksen tulevaisuudessa mahdollisesti eteen tulevia, henkilökuntaan liittyviä ongelmia.

  1. Oikeat valinnat sujuvoittavat yrityksen toimintaa

On selvää, että yritys menestyy parhaiten silloin, kun asiat soljuvat eteenpäin ilman viivästyksiä ja taitavimpien mahdollisten ihmisten tekeminä. Aikataulut pysyvät, kun yrityksen leivissä on riittävästi ihmisiä hoitamassa heille uskottuja tehtäviä eivätkä kiire ja henkilöstömäärään suhteutettuna kohtuuttomat työmäärät pakota venyttämään edessä häämöttäviä deadlineja. Ensimmäinen tärkeä valinta on siis sopivan kokoinen henkilöstömäärä.

Oli yrityksen palkkalistoilla sitten mikä määrä ihmisiä tahansa, hyviin tuloksiin ei päästä, jos yksilötasolla tehdyissä valinnoissa on runsaasti parantamisen varaa. Kun henkilöstö koostuu työtehtäviinsä sopivista, fiksuista ja oikeilla taidoilla sekä tiedoilla varustetuista ihmisistä, prosessit soljuvat eteenpäin kuin itsestään. Tässä toinen valinnan paikka, johon on ehdottomasti syytä kiinnittää äärimmäistä huomiota.

Kolmanneksi on tärkeä huolehtia henkilöstön mahdollisuuksista kehittymiseen. Projektit etenevät toivotulla tavalla, kun yrityksen sisältä löytyy koulutettua ja osaavaa väkeä tarpeeseen kuin tarpeeseen. Vaikka henkilöstösuunnittelussa onkin otettava huomioon monta aspektia, ei kaikkeen tarvitse löytyä paukkuja yrityksen sisältä. Monesti tarpeeseen voi tulla vaikkapa ulkopuolinen prosessiosaaja, joka luotsaa projektin osa-alueita eteenpäin rautaisella ammattitaidolla.

  1. Ongelmanratkaisutaidot pelastavat monessa tilanteessa

Yrityksen strategiseen henkilösuunnitteluun kuuluu olennaisena osana koko työyhteisön ongelmanratkaisutaitojen kehittäminen. Kun koko henkilökunta on kärryillä siitä, miten kussakin tilanteessa tulee toimia, mahdolliset ongelmakohdat ilmenevät nopeasti ja niistä selvitään ilman ylimääräistä vahinkoa. Usein nämä taidot toimivat myös ongelmien ennaltaehkäisemisessä eikä varsinaiseen sudenkuoppaan missään vaiheessa edes jouduta. On hyvä miettiä etukäteen, mitä kaikkea yrityksen arjessa voi tulla vastaan ja varmistua siitä, että kaikki ovat näistä asioista sekä mahdollisiin ongelmiin liittyvistä toimintamalleista kartalla.

Jokaisen yrityksen työntekijän tulisi olla kykenevä toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla tilanteessa kuin tilanteessa – oli kyseessä sitten pieni ja täysin arkipäiväinen ongelma tai hieman suurempi hidaste. Strateginen henkilöstösuunnittelu auttaa selvittämään, millä osa-alueilla henkilöstön ongelmanratkaisutaidoissa on aukkoja ja mahdolliset puutteet on tämän jälkeen helpompi korjata koulutuksen keinoin. Kiperistäkin tilanteista selvitään, kun kaikki ovat ajan tasalla.

  1. Vankka kokonaiskuva auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä

Henkilöstöön liittyvät ratkaisut ja päätökset vaikuttavat tavalla tai toisella melkeinpä jokaiseen yritystoiminnan osa-alueeseen. Strateginen henkilöstösuunnittelu mahdollistaa kattavan kokonaiskuvan muodostamisen yrityksestä, sen henkilökunnasta ja tulevaisuudesta, mikä puolestaan toimii optimaalisena alustana onnistuneelle päätöksenteolle. Kun tunnet henkilöstösi läpikotaisin ja tiedät valinneesi oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin, teet todennäköisimmin oikeita ratkaisuja myös jatkossa. Kartalla oleva yrittäjä osaa sanoa vaivatta esimerkiksi sen, ovatko konsulttiratkaisut tarpeen jossakin tietyssä projektissa vai löytyykö kaikki tarvittava osaaminen ja asiantuntijuus yrityksen sisältä. Tämä jos mikä on kustannustehokasta ja auttaa pääsemään parhaisiin mahdollisiin tuloksiin.

  1. Säästyvälle ajalle on taatusti käyttöä

Toinen toistaan seuraavat ongelmat ja ikävät yllätykset eivät jätä aikaa uusien tuulien haistelulle tai nurkan takana odottelevien mainioiden mahdollisuuksien hyödyntämiselle. Strateginen henkilöstösuunnittelu auttaa käsittelemään eteen tulevat ongelmat täsmäiskuin ja pikaisella aikataululla, mikä mahdollistaa fiksumman ajankäytön ja keskittymisen pelkän räpiköinnin sijaan kehittymiseen ja uusiin mahdollisuuksiin.

Yrittäjä ei välttämättä aina tule ajatelleeksi sitä, kuinka kaikki loppupeleissä palaa juuri henkilöstöön ja sillä alueella tehtyyn, nykyhetken ja tulevaisuuden optimaaliseen suunnitteluun. Aikaa voi vapauttaa käyttöönsä lukemattomilla eri tavoilla ilman sen suurempia kompromisseja. Useimmiten ratkaisu on antaa jokin yrityksen pyörimiseen liittyvä osa-alue kokonaan sen ulkopuolisten osaajien käsiin: yleisimpiä tällaisia ovat mitä luultavimmin ainakin IT-ulkoistaminen ja markkinoinnin hoitaminen osaavan yhteistyökumppanin avulla sen sijaan, että kaiken tai edes osan yrittäisi suunnitella ja toteuttaa oman organisaation voimin. Jotta tällaisia aikaa säästäviä suunnitelmia voisi lähteä edes tekemään, on kuitenkin ensin tärkeä olla perillä yrityksen käytössä olevista vahvuuksista ja mahdollisista ongelmakohdista.

  1. Puutteiden tunnistaminen on kaiken A ja O

Henkilöstössä piilevien aukkojen tunnistaminen ei ole alkuunkaan itsestäänselvyys, jos suunnitteluun ongelmien ratkaisemiseen ei ole kiinnitetty vaadittavaa huomiota. Tällaiset aukot vaikuttavat aina yrityksen menestykseen, joten niiltä ei voi ummistaa silmiään. Strategisen henkilöstösuunnittelun avulla nämä ongelmakohdat löytyvät ja yrittäjä voi keskittyä tilanteen ratkaisemiseen. Johonkin tiettyyn asemaan voi olla vaikea saada työntekijää tai vaihtuvuus saattaa olla joissakin tehtävissä muita suurempi – miksi ja miten tilanteen voisi mahdollisesti pelastaa? Strateginen henkilöstösuunnittelu auttaa jokaisessa vaiheessa aina uuden työntekijän rekrytoinnista tämän tiimin jäsenenä pysymiseen.

  1. Kohti eheämpää organisaatiota

Oikeat ihmiset oikeissa rooleissa ovat jokaisen menestyvän yrityksen peruspilareita. Henkilöstösuunnittelu on viimeinen asia, jonka saralla kannattaa hutiloida tai säästää, sillä heikot päätökset näkyvät organisaation toiminnassa ja tuloksessa dramaattisella tavalla. Pidä siis huoli siitä, että yrityksessäsi on oikea määrä ihmisiä oikeissa toimissa tekemässä oikeita asioita.

Lopuksi

Tehottomuus ja päällekkäisyydet syövät tulosta, joten pidä tuntosarvet herkkinä ja yritä löytää tasapaino aloittelevien työntekijöiden ja kokeneiden konkareiden välillä. Harkitulla, taivalla ja tyytyväisellä henkilökunnalla varustettu yritys toimii kuin öljytty ratas – tätä voimavaraa ei kannata jättää käyttämättä. Huolellinen suunnittelu säästää aikaa monella eri tavalla ja lisätunnit tuskin ovat tarpeettomia yhdellekään yritykselle tai yrittäjälle.